HƯỚNG DẪN CHI TIẾT ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ CHO CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Thứ bảy - 14/06/2025 13:00

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số và phát triển chính phủ điện tử, việc thiết lập định danh điện tử cho cá nhân và tổ chức là một bước đi chiến lược. Đối với các cơ quan, tổ chức, việc sở hữu tài khoản định danh điện tử không chỉ là yêu cầu của kỷ nguyên số mà còn mang lại vô vàn lợi ích trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch trực tuyến một cách an toàn, minh bạch và hiệu quả. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục công nghệ chiến lược và sản phẩm công nghệ chiến lược đã củng cố tầm quan trọng của hạ tầng số này.

Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật hiện hành, nhằm giúp các đơn vị chủ động hơn trong tiến trình số hóa hoạt động.

Tầm quan trọng của tài khoản định danh điện tử đối với cơ quan, tổ chức

Tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức đóng vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi số bởi những lợi ích vượt trội sau:

Phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia: Đây là nền tảng để các cơ quan, tổ chức tham gia sâu rộng vào môi trường số, thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính trực tuyến một cách hợp pháp.
Nâng cao hiệu quả giao dịch hành chính: Giúp rút ngắn thời gian, giảm bớt thủ tục giấy tờ, và tăng tính minh bạch trong các giao dịch hành chính công, từ nộp hồ sơ, tra cứu thông tin đến nhận kết quả.
Đảm bảo an toàn và bảo mật: Hệ thống định danh điện tử được thiết kế với các lớp bảo mật cao, giúp xác thực chính xác danh tính của tổ chức, ngăn chặn hành vi giả mạo, lừa đảo trong các giao dịch trực tuyến.
Cơ sở pháp lý vững chắc: Tài khoản định danh điện tử là căn cứ pháp lý để xác nhận danh tính của tổ chức khi thực hiện các giao dịch điện tử, đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với các phương thức truyền thống.

Cơ sở pháp lý và đối tượng áp dụng

Việc đăng ký và quản lý tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức được quy định cụ thể tại Nghị định số 69/2024/NĐ-CP của Chính phủ về định danh và xác thực điện tử. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất, tạo hành lang pháp lý cho việc triển khai và sử dụng định danh điện tử tại Việt Nam.
Tất cả các cơ quan, tổ chức đều có thể đăng ký tài khoản định danh điện tử, và được phân loại thành bốn nhóm chính, phù hợp với đặc thù hoạt động và pháp lý:

Doanh nghiệp: Bao gồm các loại hình công ty, doanh nghiệp tư nhân đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Tổ chức có mã số thuế nhưng không có đăng ký kinh doanh: Ví dụ như các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội, các hội, quỹ, ... đã có mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế.
Hợp tác xã: Các hợp tác xã đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã theo quy định pháp luật.
Các tổ chức khác không có mã số thuế, không có đăng ký kinh doanh, không có con dấu: Đây là nhóm rộng, có thể bao gồm các chi hội, câu lạc bộ, nhóm cộng đồng, hoặc các tổ chức phi chính thức khác có nhu cầu định danh điện tử để thực hiện các giao dịch.

Hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký tài khoản định danh điện tử

Các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn một trong hai phương thức đăng ký tài khoản định danh điện tử: trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan chức năng.

1. Phương thức Đăng ký trực tuyến (qua ứng dụng VNeID hoặc Cổng định danh quốc gia)

Đây là phương thức tiện lợi, phù hợp với xu thế chuyển đổi số, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.

Điều kiện tiên quyết: Người đại diện pháp luật của tổ chức hoặc người được ủy quyền hợp pháp phải sở hữu tài khoản định danh điện tử mức độ 2 đã được kích hoạt trên ứng dụng VNeID.
Các bước thực hiện:

+ Bước 1: Đăng nhập tài khoản VNeID mức độ 2: Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản VNeID của mình để đăng nhập vào ứng dụng VNeID hoặc truy cập Cổng định danh quốc gia (nếu có tính năng này cho tổ chức).
+ Bước 2: Chọn chức năng đăng ký định danh tổ chức: Trên giao diện ứng dụng/cổng, tìm và chọn mục "Tổ chức" (Organization), sau đó chọn "Đăng ký định danh tổ chức" (Register organization identification).
+ Bước 3: Khai báo thông tin tổ chức: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:

- - Mã số định danh của tổ chức (có thể là mã số thuế, mã số doanh nghiệp, hoặc mã số riêng do cơ quan chức năng cấp).
  - Tên đầy đủ và tên viết tắt của tổ chức.
  - Ngày thành lập.
  - Địa chỉ trụ sở chính.
  - Mã số thuế (nếu có).
  - Mã số kinh doanh (nếu có).
  - Mã số định danh điện tử (nếu đã có từ trước).
  - Thông tin chi tiết về người đại diện pháp luật của tổ chức (Họ tên, ngày sinh, giới tính, CMND/CCCD, địa chỉ...).

+ Bước 4: Gửi hồ sơ và chờ xác minh: Sau khi hoàn tất khai báo, hệ thống sẽ tiếp nhận hồ sơ. Cơ quan công an hoặc cơ quan được ủy quyền sẽ tiến hành xác minh thông tin đã cung cấp.
+ Bước 5: Nhận và kích hoạt tài khoản: Sau khi hồ sơ được duyệt, thông báo về việc cấp tài khoản định danh điện tử sẽ được gửi đến người đăng ký. Tổ chức có thể thực hiện kích hoạt theo hướng dẫn.

2. Phương thức đăng ký trực tiếp tại cơ quan quản lý căn cước công dân

Đối với những tổ chức không đủ điều kiện hoặc gặp khó khăn khi đăng ký trực tuyến, có thể thực hiện đăng ký trực tiếp.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Người nộp hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

+ Đối với thông tin tổ chức: Quyết định thành lập hoặc Giấy phép hoạt động (đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp); Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp); Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (đối với hợp tác xã); hoặc các văn bản pháp lý tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động hợp pháp của tổ chức.
+ Đối với thông tin người nộp hồ sơ: Bản gốc và bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
+ Giấy ủy quyền (nếu có): Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật, cần có văn bản ủy quyền hợp pháp từ người đại diện pháp luật của tổ chức.

Bước 2: Nộp hồ sơ và khai báo thông tin: Nộp toàn bộ hồ sơ tại cơ quan công an quản lý căn cước công dân có thẩm quyền (thường là phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ). Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn khai báo các thông tin cần thiết.
Bước 3: Xác minh và cấp tài khoản: Cơ quan công an sẽ tiếp nhận, kiểm tra, và tiến hành xác minh thông tin của tổ chức và người đại diện pháp luật. Sau khi xác minh thành công, tài khoản định danh điện tử sẽ được cấp.

Thông tin đinh danh điện tử của tổ chức gồm:

Tài khoản định danh điện tử của tổ chức sẽ chứa đựng các thông tin cơ bản nhưng đầy đủ để xác định pháp nhân trong môi trường số, bao gồm:

Mã số định danh của tổ chức
Tên đầy đủ và tên giao dịch của tổ chức
Ngày thành lập
Địa chỉ trụ sở chính
Mã số thuế (nếu có)
Mã số kinh doanh (nếu có)
Mã số định danh điện tử (nếu có)
Thông tin của người đại diện pháp luật của tổ chức

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng và quản lý tài khoản

Bảo mật thông tin: Tổ chức có trách nhiệm bảo mật tuyệt đối tài khoản, mật khẩu và các thông tin liên quan. Không chia sẻ thông tin đăng nhập cho người không có thẩm quyền.
Trách nhiệm của tổ chức: Tổ chức phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của mọi thông tin đã khai báo và các giao dịch được thực hiện bằng tài khoản định danh điện tử của mình.
Cập nhật thông tin: Khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin của tổ chức (ví dụ: địa chỉ, người đại diện pháp luật), cần kịp thời thực hiện thủ tục cập nhật thông tin trên hệ thống định danh điện tử.
Quy định về ủy quyền: Nếu có việc ủy quyền cho cá nhân khác sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức, cần có văn bản ủy quyền rõ ràng, đúng pháp luật và quản lý chặt chẽ việc ủy quyền này.

Kết luận

Việc đăng ký và sử dụng tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức là một bước đi tất yếu và mang tính chiến lược trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia của Việt Nam. Đây không chỉ là việc tuân thủ quy định pháp luật mà còn là cơ hội để các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo an toàn giao dịch và góp phần xây dựng một môi trường điện tử minh bạch, hiện đại.

📞 Liên hệ để được tư vấn hướng dẫn thêm tại Vinaco.Work

Vinaco.Work – Vietnam Company Co Working
📍 Địa chỉ: 01 Cộng Hoà 3, Tân Thành, Tân Phú, TP.HCM
📧 Email: dangcaotuong1974@gmail.com
📱 Hotline: 0918 300 212
🌐 Website: www.vinaco.work

Tác giả bài viết: VINACO.WORK

Tags: Định danh điện tử, VNeID, Tài khoản VNeID, Cổng định danh quốc gia