VINACO.WORK - CỔNG THÔNG TIN DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

http://vinaco.work

CÁCH XỬ LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI BỊ SAI SÓT THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người phụ trách việc này dù cẩn thận đến đâu đi nữa thì sai sót vẫn có thể xảy ra. Các lỗi thường gặp có thể là: sai thông tin người mua, sai mã số thuế, sai ngày, sai tiền thuế hoặc thậm chí xuất nhầm hóa đơn. Việc xử lý các trường hợp này cần tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và không gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi quyết toán thuế.
CÁCH XỬ LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI BỊ SAI SÓT THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH
Dưới đây là nội dung hướng dẫn các cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trong các trường hợp phổ biến, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định của pháp luật:
1. Xác định rõ loại sai sót để xử lý đúng cách
Theo quy định, có 02 hướng xử lý hóa đơn điện tử bị sai, tùy theo trạng thái hóa đơn đã gửi hay chưa gửi cho cơ quan thuế:
- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và chưa gửi cơ quan thuế. 
Cách xử lý: Doanh nghiệp có quyền hủy bỏ hóa đơn điện tử bị sai và lập lại hóa đơn mới.
Lưu ý: Không cần lập biên bản thu hồi vì hóa đơn chưa gửi ra ngoài, không ảnh hưởng đối tác.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua, đã hoặc chưa gửi cơ quan thuếXử lý theo 2 hướng:
a) Lập hóa đơn thay thế
Áp dụng khi:
  • Sai các thông tin cơ bản (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất…)
  • Người bán và người mua thống nhất lập lại hóa đơn mới.
Cách làm:
  1. Lập hóa đơn thay thế hóa đơn sai sót, ghi rõ nội dung "thay thế hóa đơn số… ngày…".
  2. Gửi lại cho người mua, báo cáo lại cho cơ quan thuế theo quy định.
b) Lập hóa đơn điều chỉnh
Áp dụng khi:
  • Đã giao dịch, đã kê khai thuế, chỉ cần điều chỉnh tăng/giảm giá trị, thuế.
  • Hoặc chỉ sai một phần nhỏ (số lượng, đơn giá…) nhưng không cần lập mới hoàn toàn.
Cách làm:
  1. Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn cũ, ghi rõ nội dung "điều chỉnh cho hóa đơn số…ngày…"
  2. Điều chỉnh tăng/giảm số tiền, thuế theo thực tế.
  3. Gửi người mua, báo cáo cơ quan thuế.
2. Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót
  • Phải lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thu hồi giữa người bán – người mua nếu hóa đơn đã gửi.
  • Không được xóa hóa đơn sai trực tiếp trên hệ thống nếu đã cấp mã của cơ quan thuế.
  • Lưu đầy đủ hồ sơ điều chỉnh/hủy/thay thế để phục vụ kiểm tra sau này.
  • Cập nhật đúng trên phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử.
Dưới đây là 4 trường hợp cụ thể và cách xử lý nhanh hóa đơn điện tử khi bị sai sót: 

2a. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp này, lỗi được phát hiện sau khi hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa được gửi đi cho người mua. Quy trình xử lý như sau:
  • Người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập nhưng sai sót.
  • Sau đó, người bán lập một hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác.
  • Hóa đơn mới này sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã lại.
  • Cuối cùng, người bán gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã mới và chính xác cho người mua.

2b Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót sau khi đã gửi cho người mua (lỗi không ảnh hưởng đến số tiền thuế)

Trường hợp này áp dụng cho những lỗi không nghiêm trọng, không làm thay đổi các chỉ tiêu quan trọng như mã số thuế, số tiền trên hóa đơn hay thông tin hàng hóa. Các lỗi này thường là sai tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế.
  • Người bán cần thông báo cho cả người mua và cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn.
  • Người bán không cần phải lập hóa đơn thay thế hay điều chỉnh.
  • Người bán sẽ gửi thông báo xác nhận đã thông báo lỗi cho cơ quan thuế đến người mua để người mua biết.

2c. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót sau khi đã gửi cho người mua (lỗi ảnh hưởng đến số tiền thuế hoặc thông tin quan trọng)

Đây là trường hợp lỗi nghiêm trọng hơn, ảnh hưởng đến mã số thuế của người mua, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin về hàng hóa, dịch vụ. Quy trình xử lý phức tạp hơn, cần sự phối hợp giữa hai bên:
  • Người bán và người mua phải lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ các nội dung sai sót và thống nhất cách xử lý.
  • Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế để hủy hóa đơn điện tử gốc bị sai sót.
  • Sau đó, người bán lập một hóa đơn điện tử thay thế (hoặc điều chỉnh) cho hóa đơn đã hủy. Hóa đơn mới này phải ghi rõ là "hóa đơn thay thế" hoặc "hóa đơn điều chỉnh" cho hóa đơn nào.
  • Hóa đơn thay thế/điều chỉnh này sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã mới.
  • Cuối cùng, người bán gửi hóa đơn đã được cấp mã mới cho người mua.

2d. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế do cơ quan thuế phát hiện sai sót

Trong tình huống này, cơ quan thuế chủ động phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và thông báo cho người bán.
  • Khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm rà soát lại hóa đơn.
  • Người bán phải thực hiện các bước xử lý tương tự như các trường hợp 2 hoặc 3 nêu trên (tùy thuộc vào loại sai sót được cơ quan thuế chỉ ra) trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.
3. Tóm tắt một số lỗi thường gặp khi xuất hoá đơn điện tử và cách xử lý
Lỗi thường gặp Cách xử lý 
Sai tên, địa chỉ, mã số thuế Lập hóa đơn thay thế
Sai thuế suất, tiền thuế Lập hóa đơn điều chỉnh
Sai số lượng, đơn giá Lập hóa đơn điều chỉnh
Xuất nhầm hóa đơn Hủy hóa đơn, lập mới nếu chưa gửi, thay thế nếu đã gửi
Sai sót khi xuất hóa đơn điện tử là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra, quan trọng là biết cách xử lý đúng quy trình để không làm ảnh hưởng đến hồ sơ thuế và quyền lợi của doanh nghiệp. Nắm rõ các trường hợp nào áp dụng việc xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hay hủy bỏ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ luật thuế, tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
Đối với các Hộ kinh doanh, doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp đang hoạt động, Vinaco.work khuyến cáo nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có tính năng kiểm và cảnh báo lỗi, để hạn chế tối đa sai sót ngay từ khâu phát hành hoá đơn điện tử.

Vinaco.Work – Vietnam Company Co Working
📍 Địa chỉ: 01 Cộng Hoà 3, Tân Thành, Tân Phú, TP.HCM
📧 Email: dangcaotuong1974@gmail.com
📱 Hotline: 0918 300 212
🌐 Website: www.vinaco.work
 

Tác giả bài viết: VINACO.WORK

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây
Zalo