Checklist pháp lý cần rà soát theo quý và năm dành cho doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp SMEs)

I. CHECKLIST PHÁP LÝ THEO QUÝ (3 tháng/lần)

📂 1. Tài liệu nội bộ và hoạt động pháp lý

•  Cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (nếu có thay đổi)
•  Rà soát danh sách cổ đông/thành viên góp vốn và tình trạng góp vốn
•  Kiểm tra thời hạn và tình trạng pháp lý của các giấy phép kinh doanh, giấy phép con (nếu có).
• Rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ pháp lý: Điều lệ, Sổ cổ đông, Sổ quyết định/HĐQT/HĐTV...

📄 2. Hợp đồng và giao dịch

•  Rà soát các hợp đồng đang thực hiện: điều khoản thanh lý, phạt, gia hạn, rủi ro,…
•  Cập nhật mẫu hợp đồng chuẩn: mua bán, thuê mướn, lao động, dịch vụ…
•  Kiểm tra các cam kết pháp lý, nghĩa vụ ràng buộc chưa hoàn tất.

💼 3. Nhân sự và lao động

•  Rà soát hợp đồng lao động còn hiệu lực.
•  Cập nhật nội quy lao động, quy chế khen thưởng và kỷ luật.
•  Đảm bảo tuân thủ chính sách BHXH, thuế TNCN, thời giờ làm việc, nghỉ phép

💰 4. Thuế và tài chính

•  Kiểm tra nghĩa vụ kê khai – nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN đúng hạn
•  Đối chiếu biên lai nộp thuế – khớp chứng từ kế toán
•  Rà soát hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào (hóa đơn đầu ra – đầu vào hợp lệ)

II. CHECKLIST PHÁP LÝ THEO NĂM

📋 1. Thủ tục hành chính định kỳ

•  Nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh
•  Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐTV đúng quy định (nếu là công ty cổ phần/công ty TNHH có nhiều thành viên)
•  Thực hiện quyết toán thuế TNDN, TNCN và nộp đúng hạn

🏢 2. Cơ cấu và sở hữu doanh nghiệp

•  Cập nhật mọi thay đổi về thành viên góp vốn, tỷ lệ sở hữu, người đại diện pháp luật
•  Rà soát và cập nhật Điều lệ nếu có điều chỉnh chính sách/quy định liên quan
•  Xác minh tiến độ góp vốn đủ của các thành viên/cổ đông sáng lập

🔐 3. Sở hữu trí tuệ

•  Rà soát tình trạng đăng ký nhãn hiệu, logo, bản quyền phần mềm, thiết kế…
•  Gia hạn đăng ký SHTT (nếu cần)
•  Kiểm tra khả năng bị vi phạm hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ

⚠️ 4. Tuân thủ pháp luật và rủi ro

•  Rà soát các văn bản pháp luật mới ban hành có ảnh hưởng đến ngành nghề công ty
•  Đánh giá các rủi ro pháp lý trong năm vừa qua (tranh chấp, phạt hành chính…)
•  Soạn và lưu báo cáo rà soát pháp lý năm (nếu doanh nghiệp có luật sư nội bộ hoặc đối tác tư vấn pháp lý định kỳ).

📌 Gợi ý bổ sung (nếu có luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý đi kèm):

• Lập lịch tư vấn theo quý hoặc theo vụ việc.
• Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý (Legal Management System) để theo dõi tiến độ.
• Đăng ký dịch vụ "Legal Retainer" để được hỗ trợ thường xuyên thay vì thuê luật sư từng vụ việc.