Các phần mềm thiết yếu mà doanh nghiệp cần trang bị

Thứ tư - 27/08/2025 00:41

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc ứng dụng công nghệ thông tin không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Các phần mềm quản lý hiện đại giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tối ưu nguồn lực và đảm bảo tính minh bạch trong vận hành. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ đâu là những công cụ cần thiết và công dụng cụ thể của chúng. Việc xác định và trang bị đúng các phần mềm thiết yếu sẽ mang lại lợi ích lâu dài, từ quản trị tài chính – kế toán, nhân sự, đến quản lý khách hàng và dữ liệu.

Các phần mềm thiết yếu mà doanh nghiệp cần trang bị

Phần mềm kế toán – tài chính

Phần mềm kế toán – tài chính là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tự động hóa, quản lý và xử lý các nghiệp vụ kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Công cụ này giúp ghi chép, theo dõi, phân tích và báo cáo toàn bộ hoạt động tài chính – từ doanh thu, chi phí, lợi nhuận đến dòng tiền – đảm bảo minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, thuế.

Ví dụ: MISA, Fast, Bravo, QuickBooks, Xero,…
Công dụng:
- Quản lý sổ sách kế toán, thu chi, công nợ.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế đúng quy định.
- Giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình dòng tiền, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.
- Tích hợp với ngân hàng hoặc hệ thống bán hàng để tự động hóa.

Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Với việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, phần mềm này đã trở thành một công cụ không thể thiếu. Đây là phần mềm được cung cấp bởi các tổ chức được Tổng cục Thuế cấp phép, cho phép doanh nghiệp khởi tạo, phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử.

Tính năng cốt lõi:

+ Khởi tạo và phát hành hóa đơn: Doanh nghiệp dễ dàng tạo hóa đơn với các thông tin đầy đủ, chính xác, và ký số điện tử để đảm bảo tính pháp lý.
+ Tra cứu và quản lý: Hệ thống giúp doanh nghiệp tra cứu lịch sử hóa đơn đã phát hành, hóa đơn đầu vào, và quản lý tình trạng sử dụng.
+ Truyền dữ liệu lên cơ quan thuế: Tự động hoặc bán tự động gửi dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ quy định về báo cáo.
+ Lưu trữ điện tử: Hóa đơn được lưu trữ an toàn trên hệ thống, giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng so với hóa đơn giấy và tiện lợi cho việc tra cứu sau này.

Chi phí liên quan:

+ Chi phí khởi tạo tài khoản: Đây là khoản phí trả một lần duy nhất khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm, giúp thiết lập tài khoản và thông tin doanh nghiệp trên hệ thống.
+ Chi phí mua phần mềm (phí thuê bao hàng năm): Hiện nay, nhiều nhà cung cấp đang miễn phí hoặc có chính sách ưu đãi rất lớn cho khoản phí này để khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi.
+ Chi phí mua số lượng hóa đơn: Doanh nghiệp sẽ mua các gói hóa đơn theo số lượng dự kiến sử dụng (ví dụ: gói 300, 500, 1000 hóa đơn...). Chi phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào gói số lượng mua.

Tầm quan trọng: Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là quy định bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

Phần Mềm Kế Toán

Phần mềm kế toán là "trái tim" của mọi hoạt động tài chính doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp tự quản lý kế toán hay thuê dịch vụ, việc trang bị phần mềm này là thiết yếu để ghi nhận, xử lý và tổng hợp dữ liệu tài chính một cách chính xác.

Tính năng cốt lõi:

+ Quản lý sổ sách kế toán: Ghi nhận chi tiết các giao dịch thu, chi, nhập, xuất, công nợ, tài sản cố định... theo từng tháng, quý, năm.
+ Lập báo cáo tài chính: Tự động tổng hợp và lập các báo cáo quan trọng như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ...
+ Quản lý kho, công nợ, tiền lương: Nhiều phần mềm kế toán tích hợp các module quản lý kho hàng, quản lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp, tính lương và bảo hiểm cho nhân viên.
+ Phân tích và báo cáo quản trị: Cung cấp các báo cáo phân tích sâu sắc về tình hình tài chính, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Lý do không nên dùng Excel đơn thuần: Việc sử dụng Excel với các công thức đơn giản có thể tiện lợi ban đầu nhưng tiềm ẩn rủi ro rất lớn về số liệu. Dễ xảy ra sai sót do lỗi nhập liệu, lỗi công thức, khó kiểm soát dữ liệu lớn, không có tính năng kiểm tra chéo, và dễ bị can thiệp, thiếu tính bảo mật. Phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Tầm quan trọng: Đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác, minh bạch, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế và ra quyết định kinh doanh.

Phần Mềm Hỗ Trợ Kê Khai (HTKK)

Đây là phần mềm miễn phí của cơ quan thuế, do Tổng cục Thuế cung cấp. Mọi doanh nghiệp đều phải cài đặt và sử dụng phần mềm này để lập các tờ khai thuế và báo cáo thuế theo quy định.

Tính năng cốt lõi:

+ Lập tờ khai thuế: Hỗ trợ lập các loại tờ khai thuế như Tờ khai thuế GTGT, Thuế TNDN, Thuế TNCN, Tờ khai lệ phí môn bài... theo mẫu chuẩn của cơ quan thuế.
+ Kết nối dữ liệu: Có khả năng nhập dữ liệu từ phần mềm kế toán hoặc nhập trực tiếp.
+ Kiểm tra lỗi: Tích hợp tính năng kiểm tra lỗi cơ bản, giúp giảm thiểu sai sót trước khi nộp.
+ Tạo tệp dữ liệu để nộp: Xuất ra các tệp định dạng XML để nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Tầm quan trọng: Là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế một cách chính xác và đúng hạn, tránh các vi phạm về thuế.

Phần Mềm Máy Tính Tiền Kết Nối Hóa Đơn Điện Tử

Đối với một số nhóm đối tượng doanh nghiệp đặc thù như kinh doanh bán lẻ, vận tải, nhà hàng, khách sạn, việc sử dụng phần mềm máy tính tiền (POS) có kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc hoặc rất được khuyến khích.

Tính năng cốt lõi:

+ Tự động tạo hóa đơn: Mỗi giao dịch bán hàng tại quầy sẽ tự động được ghi nhận và tạo hóa đơn điện tử ngay lập tức, gửi cho khách hàng và đồng bộ với hệ thống thuế.
+ Quản lý bán hàng: Hỗ trợ quản lý sản phẩm, giá cả, tồn kho theo thời gian thực, quản lý ca làm việc của nhân viên.
+ Thống kê doanh thu: Cung cấp báo cáo doanh thu chi tiết theo ngày, tuần, tháng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh.

Tầm quan trọng: Giúp các doanh nghiệp hoạt động với số lượng giao dịch lớn đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn theo từng giao dịch phát sinh, đặc biệt trong bối cảnh siết chặt quản lý thuế đối với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ.

2. Phần mềm quản lý nhân sự (HRM/HRIS)
Phần mềm quản lý nhân sự (HRM – Human Resource Management hay HRIS – Human Resource Information System) là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý và tối ưu toàn bộ hoạt động liên quan đến nhân sự trên một nền tảng tập trung. HRM/HRIS không chỉ đơn giản là lưu trữ hồ sơ, mà còn hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, chấm công – tính lương, quản lý phúc lợi, đánh giá hiệu suất, từ đó xây dựng đội ngũ nhân sự hiệu quả và phát triển bền vững.

Ví dụ: Base HRM, AMIS HRM, SAP SuccessFactors, Workday,…
Công dụng:
- Quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động.
- Tính lương, thưởng, phúc lợi và bảo hiểm.
- Theo dõi chấm công, nghỉ phép, KPI.
- Hỗ trợ đào tạo, tuyển dụng và phát triển nhân tài.

3. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi và chăm sóc khách hàng một cách hệ thống. CRM không chỉ lưu trữ thông tin khách hàng, mà còn phân tích hành vi, quản lý lịch sử giao dịch và hỗ trợ đội ngũ bán hàng, marketing, dịch vụ hậu mãi hoạt động hiệu quả hơn. Mục tiêu của CRM là tăng doanh số, duy trì khách hàng trung thành và tối ưu trải nghiệm khách hàng thông qua việc xây dựng mối quan hệ bền vững, cá nhân hóa và dựa trên dữ liệu.
Trong thời đại mà khách hàng là trung tâm, việc giao tiếp và chăm sóc khách hàng hiệu quả là chìa khóa thành công.

Ví dụ: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, GetFly CRM,…
Công dụng:
- Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch.
- Tự động hóa marketing và chăm sóc khách hàng.
- Quản lý quy trình bán hàng, theo dõi cơ hội (leads).
- Giúp tăng doanh số, cải thiện trải nghiệm khách hàng.

4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP)
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý đồng bộ tất cả các hoạt động cốt lõi như: tài chính – kế toán, nhân sự, bán hàng, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho vận và dịch vụ khách hàng… trên một nền tảng duy nhất. ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và chi phí vận hành, mà còn cung cấp dữ liệu tập trung, phân tích theo thời gian thực, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác và mang tính chiến lược.

Ví dụ: SAP, Oracle NetSuite, Odoo, AMIS ERP,…
Công dụng:
- Tích hợp nhiều phòng ban: tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất, kho.
- Chuẩn hóa quy trình làm việc, tránh trùng lặp dữ liệu.
- Giúp lãnh đạo có bức tranh toàn diện về tình hình doanh nghiệp.

5. Phần mềm văn phòng & cộng tác
Phần mềm văn phòng & cộng tác là tập hợp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc soạn thảo, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, quản lý email, lịch làm việc và làm việc nhóm trực tuyến. Đây là nền tảng cơ bản, không thể thiếu để xây dựng môi trường làm việc hiện đại, giúp nhân viên dễ dàng phối hợp, tăng năng suất và đảm bảo tính liên tục trong vận hành.

Ví dụ: Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Zoom,…
Công dụng:
- Soạn thảo, xử lý văn bản, bảng tính, thuyết trình.
- Email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây, lịch làm việc.
- Họp trực tuyến, trao đổi nhóm, chia sẻ tài liệu nhanh chóng.
- Tăng năng suất và khả năng làm việc từ xa.

6. Phần mềm quản lý dự án & công việc
Phần mềm quản lý dự án & công việc là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ và phối hợp nhóm trong quá trình thực hiện dự án hay công việc hàng ngày. Công cụ này cho phép mọi thành viên nắm rõ nhiệm vụ, deadline, tài nguyên liên quan và tình trạng công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, giảm sai sót và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Ví dụ: Trello, Asana, Jira, Monday.com,…
Công dụng:
- Lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ.
- Quản lý dự án theo mô hình Agile, Kanban, Waterfall.
- Giúp đội ngũ phối hợp hiệu quả, hạn chế trễ deadline.

7. Phần mềm thương mại điện tử & bán hàng
Phần mềm thương mại điện tử & bán hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng gian hàng trực tuyến, quản lý sản phẩm – đơn hàng – kho hàng, xử lý thanh toán và kết nối với khách hàng. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp triển khai mô hình bán hàng đa kênh (online – offline), nâng cao trải nghiệm khách hàng và mở rộng doanh thu trong môi trường số.

Ví dụ: Haravan, Sapo, Shopify, WooCommerce,…
Công dụng:
- Quản lý cửa hàng online, đơn hàng, tồn kho.
- Kết nối nhiều kênh bán hàng: website, Facebook, sàn TMĐT.
- Hỗ trợ thanh toán điện tử, quản lý giao vận.

8. Phần mềm bảo mật & an toàn dữ liệu
Phần mềm bảo mật & an toàn dữ liệu là hệ thống công cụ và giải pháp công nghệ được thiết kế nhằm bảo vệ dữ liệu, hệ thống thông tin và hạ tầng CNTT của doanh nghiệp khỏi các rủi ro như truy cập trái phép, rò rỉ dữ liệu, tấn công mạng hay mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật. Đây là nền tảng quan trọng để đảm bảo tính bảo mật (Confidentiality), toàn vẹn (Integrity) và sẵn sàng (Availability) của thông tin trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Kaspersky, Bitdefender, Sophos, McAfee,…
Công dụng:
- Bảo vệ hệ thống khỏi virus, malware, tấn công mạng.
- Quản lý truy cập dữ liệu, sao lưu dự phòng.
- Đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ pháp lý (nhất là với dữ liệu tài chính & khách hàng).

9. Phần mềm phân tích & báo cáo dữ liệu (BI – Business Intelligence)
Phần mềm phân tích & báo cáo dữ liệu (BI – Business Intelligence) là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, xử lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Mục tiêu chính là biến dữ liệu thô thành thông tin và tri thức hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược và vận hành.

Ví dụ: Power BI, Tableau, Google Data Studio,…
Công dụng:
- Thu thập và trực quan hóa dữ liệu từ nhiều nguồn.
- Giúp lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven).
- Tối ưu chiến lược kinh doanh, dự báo xu hướng.

10. Phần mềm giao tiếp nội bộ & văn hóa doanh nghiệp
Phần mềm giao tiếp nội bộ & văn hóa doanh nghiệp là nền tảng số giúp doanh nghiệp kết nối, trao đổi thông tin, chia sẻ tri thức và lan tỏa giá trị văn hóa doanh nghiệp trong toàn tổ chức. Công cụ này không chỉ đơn thuần thay thế email hay tin nhắn, mà còn tạo ra một “không gian làm việc số” nơi nhân viên có thể giao tiếp, hợp tác và gắn kết với nhau.

Ví dụ: Workplace by Meta, Base Inside, Zalo Workplace,…
Công dụng:

+ Kết nối nhân viên trong môi trường số.
+ Tăng tính gắn kết, chia sẻ thông tin nhanh chóng.
+ Xây dựng văn hóa doanh nghiệp minh bạch, tương tác cao.
TƯ VẤN CHO DOANH NGHIỆP
Việc lựa chọn và triển khai phần mềm không phải là câu chuyện "cứ có là tốt". Doanh nghiệp cần:

Xác định rõ nhu cầu và ngân sách đầu tư: Đánh giá quy mô, đặc thù ngành nghề và ngân sách để chọn phần mềm phù hợp.
Tìm hiểu kỹ tính năng và nhà cung cấp: So sánh các giải pháp, đọc đánh giá và tìm hiểu về uy tín của nhà cung cấp.
Đào tạo nhân sự: Đảm bảo đội ngũ nhân viên, đặc biệt là kế toán, bán hàng và quản lý, được đào tạo bài bản để sử dụng hiệu quả các phần mềm.
Xem xét tích hợp: Ưu tiên các phần mềm có khả năng tích hợp với nhau để tạo thành một hệ sinh thái đồng bộ, tránh trùng lặp dữ liệu và tối ưu hóa quy trình.

Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong thời đại số cần kết hợp linh hoạt các phần mềm trên: từ kế toán – tài chính, quản trị nhân sự, CRM cho đến bảo mật & phân tích dữ liệu. Việc đầu tư vào hạ tầng phần mềm không chỉ là bước đi công nghệ, chi phí, mà là khoản đầu tư chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, bứt phá cạnh tranh và phát triển bền vững trong thị trường luôn thay đổi như hiện nay. Khi quy trình được chuẩn hóa, dữ liệu được kiểm soát và nguồn lực được tối ưu, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian và năng lượng hơn để tập trung vào đổi mới, mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh. Vì vậy, đầu tư đúng vào hệ thống phần mềm quản trị chính là đầu tư cho sự an toàn, hiệu quả và tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.

Tác giả bài viết: VINACO.WORK